6 kỹ năng làm việc nhóm siêu hiệu quả bạn không nên bỏ qua

Làm việc nhóm là chủ đề quá quen thuộc từ xưa đến nay. Thế nhưng trên thực tế, có những người vẫn chưa hoàn toàn hiểu về cách nâng cao hiệu quả của phương pháp này.

1. Thống nhất mục tiêu chung ngay từ đầu

Thống nhất mục tiêu là chiến lược hiệu quả nhất khi làm việc nhóm. Tất cả mọi thành viên đều cần định hướng được mình đang làm gì, làm việc đó với mục đích gì, kết quả dự kiến như thế nào.

Có rất nhiều cách xác định mục tiêu dành cho cá nhân và tập thể, trong đó nổi tiếng nhất là phương pháp SMART:

Specific: Tính cụ thể của công việc
Measurable: Khả năng đo lường được của công việc
Achievable: Khả năng thực hiện được của công việc
Realistic: Tính thực tế của công việc
Timebound: Thời gian giới hạn để thực hiện công việc

Dựa trên kế hoạch đã thống nhất ngay từ thời điểm ban đầu, đội nhóm sẽ hạn chế được những bất đồng, xung đột không đáng có trong quá trình làm việc.

2. Phân công vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân

Yếu tố làm nên một leader thành công không chỉ là kiến thức uyên thâm, kỹ năng thành thục mà còn nằm ở cách dẫn dắt và quản lý đội nhóm. Leader cần nhận thức rõ rằng vai trò của họ chỉ mang tính tổng quát (phân tích vấn đề, chia việc, đánh giá, tổng kết) chứ không phải lo toan những điều nhỏ nhặt như check lỗi chính tả, chỉ bảo từng ý gạch đầu dòng.

Đối với các thành viên còn lại, họ sẽ phụ trách về những phần chi tiết hơn của vấn đề, dùng kiến thức, kinh nghiệm của mình để hoàn thành công việc (có thể nhờ đến sự giúp đỡ của người khác nếu cần thiết).

Chỉ khi từng cá nhân nhận biết rõ ràng vai trò, trách nhiệm của mình thì bộ máy đội nhóm mới có thể vận hành một cách trơn tru và hiệu quả được.

3. Ưu tiên tạo không gian đối thoại, chia sẻ giữa các thành viên

Yếu tố môi trường ảnh hưởng rất nhiều tới năng suất và hiệu quả làm việc nhóm bởi mỗi người đều có những điểm mạnh – điểm yếu riêng. Khi trao đổi, giao tiếp với nhau, họ sẽ dần nhận biết được mình đang sai – đúng như nào để cải thiện hoặc phát huy. Môi trường càng thoải mái, cởi mở và chuyên nghiệp thì cơ hội phát triển, học hỏi lẫn nhau của các thành viên càng cao.

Bên cạnh đó, việc kết nối, chia sẻ còn giúp các thành viên trong nhóm hiểu và gắn kết hơn. Nếu mỗi người chỉ chăm chăm vào việc của mình thì quá trình làm chung sẽ rất gượng ép, khô khan. Từ đó khiến hiệu quả công việc chỉ có giảm chứ không có tăng.

4. Luôn giải quyết xung đột một cách triệt để và nhanh chóng

Xung đột là điều gần như không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc nhóm nói riêng và trong cuộc sống nói chung. Nếu đã không tránh được thì ta chỉ còn cách đương đầu để giải quyết nó sao cho triệt để và nhanh chóng nhất. Để càng lâu, vấn đề phát sinh càng nhiều, dẫn tới hậu quả càng nghiêm trọng.

Bí kíp hóa giải mâu thuẫn ở đây là đối thoại – lắng nghe – thấu hiểu. Chỉ khi các thành viên ngồi xuống chia sẻ, nói lên quan điểm cá nhân thì họ mới biết và tìm cách khắc phục vấn đề. Còn nếu có ai bất mãn nhưng chỉ giữ trong lòng thì sẽ dễ gây tình trạng ấm ức, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình làm việc cũng như kết quả chung.

Tuy nhiên, để giao tiếp hiệu quả thì mỗi cá nhân cũng cần biết nói sao cho khéo, tránh trường hợp làm mất lòng nhau, gây ra mâu thuẫn khó hóa giải trong đội nhóm.

5. Thực hiện việc đánh giá xuyên suốt quá trình làm việc

Bước đánh giá đóng vai trò rất quan trọng tạo nên thành công của cả quá trình làm việc nhóm. Nếu mọi người cứ làm mà không biết đúng sai, vấn đề nhiều khi có thể đi chệch hướng, dẫn tới những kết quả không mong muốn.

Việc đánh giá không chỉ dành cho người quản lý mà bất cứ thành viên nào trong nhóm cũng có thể thực hiện được. Chúng ta có tự đánh giá, đánh giá đồng đội, leader đánh giá cấp dưới hay thậm chí cả các thành viên cũng có thể đánh giá leader của mình. Việc này nên diễn ra xuyên suốt quá trình làm việc để mọi người kịp thời phát hiện và giải quyết những vấn đề còn tồn tại.

6. Đảm bảo thái độ và hành động chuẩn mực trong đội nhóm

Một yếu tố mang tính quyết định trong quá trình làm việc nhóm chính là thái độ và hành động của các thành viên. Bởi đây là công việc chung, cần sự chung sức, hợp tác giữa nhiều cá nhân khác nhau nên nó yêu cầu mỗi người phải có tinh thần trách nhiệm cũng như sự kiên nhẫn nhất định.

Việc đảm bảo thái độ chuẩn mực khi làm việc nhóm có thể thể hiện qua các hành động như đi họp đúng giờ, nộp deadline đúng hạn, tôn trọng và lắng nghe quan điểm của nhau, luôn động viên và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc,… Nếu có sự đồng lòng của tất cả mọi người, quá trình làm việc nhóm chắc chắn sẽ suôn sẻ và đạt hiệu quả vô cùng cao.

Trên đây là những “bí kíp” giúp bạn nâng cao khả năng làm việc nhóm, từ đó phát triển tiềm năng của bản thân trong công việc hiệu quả hơn. Lưu ý là hãy luôn đặt mình trong tâm thế sẵn sàng học hỏi cũng như sẵn sàng giúp đỡ người khác, hướng tới thành tựu chung của đội nhóm.